Wil jij niet langer alles zelf doen, zal je betrokkenheid moeten creëren. Maar hoe pak je dat nu concreet aan betrokkenheid? En moet je je medewerkers dan bij alles betrekken of kan je soms ook nog gewoon zeggen: zo is het gewoon. Wanneer je aan de slag gaat met het creëren van betrokkenheid, moet je je bewust zijn van vier niveaus van betrokkenheid die je moet creëren. Ik som ze hier eerst even op en ga dan telkens dieper in op elk van dit niveau.
Niveau 1 is dat jij jouw MISSIE EN VISIE helder hebt voor je team, je organisatie of je bedrijf. Waar ga je naartoe? Wat is jouw missie. Hierover ga je je mensen INFORMEREN.
Niveau 2 is dat je je medewerkers gaat betrekken bij het vertalen van die missie en visie naar STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN of pijlers waaraan je gaat werken zodat je kan komen tot een gedragen strategie hoe die missie te bereiken BETREKKEN
Niveau 3 is je medewerkers de verantwoordelijkheid geven om die strategische doelstellingen te laten vertalen naar AFDELINGSDOELSTELLINGEN. Hoe gaan zij dit in hun team of met hun collega’s realiseren MEE BEPALEN
Niveau 4: is je medewerkers zelf te laten bepalen hoe ze dit gaan vertalen in hun PERSOONLIJKE DOELSTELLINGEN voor het jaar. ZELF BEPALEN
Niveau 1: Minimaal 7 keer informeren over je missie en visie als leider
Als leider of ondernemer moet je weten waar je naartoe wilt met je team, bedrijf en organisatie. Wat vertegenwoordig je? Wat is je doel, je waarom? Mijn missie is bijvoorbeeld om de gedreven leider die uit balans is, te begeleiden naar meer energie in werk en leven. De reden? Ik wil graag bijdragen aan een energieke in plaats van gestresste en uitgebluste maatschappij.
Dit is ook je eerste filter voor nieuwe medewerkers. Kies medewerkers die passen binnen deze missie, mensen die hier enthousiast van worden. Zoek bewust naar mensen met dezelfde normen en waarden die jij voorstaat als leider met je team, organisatie en bedrijf. Doe geen concessies hierin, want dit zal je later opbreken.
Op missieniveau moet je als leider in je autonome energie zitten: je moet ergens voor staan. **Als je dit niet doet, creëer je onduidelijkheid in je organisatie. Het definiëren van de toekomst is jouw eerste taak als leider.
Als je te veel bezig bent met de problemen van gisteren (veel te doen, brandjes blussen, alles zelf doen), dan raak je overspoeld door de hectiek van de dag. Je kunt dan niet van je medewerkers verwachten dat zij dit niet zijn en niet weten welke richting op te gaan.
Het vraagt van jou als leider dat je tijd kunt nemen voor rustige en reflectieve energie. Dat je kunt reflecteren over deze doelen, bij voorkeur met een klankbord, iemand die jou uitdagende vragen kan stellen en je kan helpen om je missie en lange termijndoelen helder te krijgen.
In hoofdstuk 2, waarin ik de drie misvattingen van de energieke leider bespreek, leg ik uit hoe de energieke leider af en toe tijd neemt om in rustige energie door te brengen. Dit zorgt ervoor dat de creativiteit weer kan stromen. Het stelt je in staat om het geheel te overzien vanaf het balkon in plaats van altijd in de hectiek te zitten, in de dans met je medewerkers, zonder te kunnen zien waar je naartoe gaat.
Dit vraagt van jou dat je als leider tijd en ruimte reserveert om hier zelf over na te denken. Het begin van het jaar is het ideale moment om na te denken over waar je met je bedrijf naartoe wilt: waar wil je aan het einde van het jaar staan?
Over je missie moet je je medewerkers informeren, niet één keer, maar vele keren, minstens zeven keer en via verschillende communicatiekanalen. Zo kunnen ze evolueren van ‘ik heb het ergens gehoord’ naar ‘ik heb het gehoord, ik heb het begrepen, ik kan er vragen over stellen en ik kan eraan beginnen bij te dragen’.
Niveau 2: Betrek je medewerkers bij het vormgeven van je strategische doelstellingen
Je kent je missie en langetermijnvisie, en nu moet je deze samen met je medewerkers realiseren. Het is belangrijk om je medewerkers te betrekken bij het vertalen van je missie naar mijlpalen en doelstellingen. Waar wil je over vijf jaar zijn?
Er zijn verschillende methodes en formats die je kunt gebruiken om je missie te vertalen naar strategische pijlers. Ik werk graag met het format van impeccable leadership met teams. We beginnen met de missie en de kloof met de huidige realiteit, en wat er nodig is om die kloof te overbruggen. Dit brengt ook het aspect van leiding geven in het proces: wat doen we als team onder druk van de dagelijkse realiteit waardoor we niet toekomen aan ‘leiden’ maar in lijden vervallen? Hierdoor laten we de prioriteit van de strategische pijlers los. Je kunt ook lean tools of een eenvoudige SWOT-analyse gebruiken, waarbij je de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen analyseert.
Ongeacht de format die je kiest, is het belangrijk dat je als team SAMEN door het proces gaat. Het samen doorworstelen van dit proces creëert betrokkenheid, laat vertrouwen groeien, zorgt voor meer draagvlak en leidt tot commitment. Het is ook aan te raden om zo’n proces te laten begeleiden door een externe proces begeleider die jullie als team kan gidsen naar een concrete outcome van zo’n strategie oefening.
Niveau 3: Laat medewerkers de afdelingsdoelstellingen mee bepalen.
De strategische pijlers, die je samen met je collega’s hebt opgebouwd zijn bekend. Het kader is gegeven. Geef ze nu als huiswerk op om dit te vertalen naar doelstellingen binnen hun eigen team of afdeling. Laat hen zelf de prioriteiten bepalen in functie van de strategische pijlers, en wees hierbij realistisch. Het is een weg die je samen moet afleggen, die vaak meer een marathon is dan een sprint, met veel ups en downs door de tijd heen.
Niveau 4: Laat medewerkers zelf hun persoonlijke doelstellingen bepalen
Als medewerkers zelf invulling kunnen geven aan hun bijdrage aan de missie, de strategische doelstellingen en afdelingsdoelstellingen, zal hun energie, enthousiasme en betrokkenheid om deze daadwerkelijk uit te voeren aanzienlijk groter zijn. Laat hen dit naar hun eigen functie vertalen. Hierdoor zal er altijd meer motivatie zijn dan wanneer je hen iets oplegt te doen.